Oprogramowanie warsztatowe - jakie funkcje powinno zawierać?
Prowadzenie warsztatu samochodowego wiąże się z wykonywaniem wielu czynności związanych z prowadzeniem i ewidencjonowaniem działalności gospodarczej. Dobre oprogramowanie powinno być intuicyjne, zapewniać bezpieczeństwo i ochronę danych, jak również wspierać urządzenia mobilne. Producent powinien zapewnić pomoc techniczną oraz wybór wielu wariantów systemu, które będą dopasowane do potrzeb różnych klientów — zarówno małych firm, jak i większych sieci warsztatowych.
Rozbudowana baza danych
Program do warsztatu samochodowego musi ułatwiać zarządzanie różnymi zadaniami. Powinien pozwalać na swobodne prowadzenie bazy danych pojazdów wraz z rozbudowanymi funkcjami przeszukiwania zawartości. Najlepiej, jeśli obsługa nie jest ograniczona do jednej bazy danych, co ułatwia grupowanie zleceń. Wyszukiwanie powinno obejmować szczegółowe parametry pojazdów, jak również numery rejestracyjne i VIN. Baza danych powinna zawierać nie tylko dane właściciela samochodu, lecz także opisy napraw i inne ważne uwagi dotyczące wykonywanych prac.
Harmonogram zadań
Baza danych to nie wszystko. Program dla mechaników powinien dawać możliwość planowania pracy na kolejne dni i tygodnie. Bardzo dobrze, jeśli obejmuje to czas naprawy auta, a także stanowisko serwisowe oraz osobę przypisaną do obsługi klienta. Dzięki odpowiednio skonstruowanemu programowi oraz stałemu zapisywaniu historii właściciel warsztatu może dokonać analizy czasu pracy swoich pracowników i oceny poprawności przeprowadzonych napraw. Pozwala to zwiększać jakość usług i poprawiać rentowność całego przedsiębiorstwa.
Zaawansowana obsługa sprzedaży
Oddzielne moduły lub funkcje programu do serwisu mogą dotyczyć czynności sezonowych, jak na przykład prowadzenia przechowalni opon. Program powinien zawierać możliwość druku zleceń i potwierdzeń przyjęcia lub wydania towarów. Dodatkową przydatną funkcją będzie opcja nadawania etykiet i kodów dla określonych podzespołów lub charakterystycznych elementów wyposażenia auta. Bardzo dobrą funkcją jest także integracja modułu sprzedaży z popularnymi aplikacjami i serwisami online. Warto tu wymienić Allegro, WooCommerce czy PrestaShop.
Możliwość prazy zdalnej
Baza danych może być zapisywana i przechowywana na lokalnym komputerze lub w chmurze. Ta druga opcja jest wygodniejsza z punktu widzenia obsługi przez wielu użytkowników. Dzięki pracy zdalnej możemy kontrolować stan zleceń i towarów o każdej porze, z dowolnego miejsca na świecie. Z tego względu program dla warsztatu samochodowego powinien dawać dostęp kilku użytkownikom o konkretnych przypisanych uprawnieniach. Ułatwia to kontrolę czynności wykonywanych przez pracowników.
Integracja z narzędziami online
Nowoczesne oprogramowanie warsztatowe powinno też obsługiwać importowanie danych z bazy CEiDG oraz GUS, jak również weryfikować status kontrahenta w rejestrze VAT. Dużym ułatwieniem będzie obsługa mechanizmu podzielonej płatności split payment oraz funkcja eksportowania danych do znanych programów księgowych. To wszystko powoduje, że obsługa sprzedaży jest szybsza i możemy na bieżąco sprawdzać wiarygodność kontrahentów. Ma to szczególne znaczenie podczas wykonywania zleceń długoterminowych lub dla klientów posiadających dużą flotę pojazdów. Funkcje związane ze sprzedażą detaliczną powinny natomiast być uzupełnione o obsługę drukarek fiskalnych, drukowanie paragonów i faktur, a także współpracować z czytnikami kodów kreskowych.
Dzięki zastosowaniu nowoczesnego programu do warsztatu samochodowego nasza firma będzie postrzegana jako innowacyjna. Usługi będą świadczone szybciej, a obroty przedsiębiorstwa szybko wzrosną. Technologia nie tylko ułatwia pracę, lecz dostarcza narzędzia kontroli i analizy, których stałe wykonywanie innymi metodami jest bardzo utrudnione lub wręcz niemożliwe.